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KI im Betrieb sicher nutzen
Mitarbeiter nutzen KI-Assistenten, ob der Betrieb es regelt oder nicht. Diese Seite bringt sieben Spielregeln, drei Klassen von Werkzeugen und vier Aufgaben, die zeigen, was ein Assistent gut kann und wo er in die Irre führt.
Ausprobieren in der Desktop-Ansicht: der KI-Assistent im Test Sicherheitsführerschein, Modul 11
Sieben Spielregeln
1. Die Postkarten-Regel: In frei verfügbare KI-Dienste gehört nur, was auch auf einer Postkarte stehen dürfte: keine Kundendaten, Personaldaten, Passwörter, Verträge, Kalkulationen oder Quelltexte. Für einen Entwurf reicht eine anonymisierte Beispielzeile mit Platzhaltern.
2. Freigegebene Werkzeuge: Welche Dienste mit welchen Daten erlaubt sind, steht in der KI-Richtlinie des Betriebs. Freigegebene Werkzeuge haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, trainieren nicht mit Ihren Eingaben und halten die Daten im Mandanten des Betriebs.
3. Entwurf, nicht Fakt: KI-Antworten sind Sprachstatistik: flüssig, überzeugend und manchmal erfunden, samt Paragraf und Quelle. Zahlen nachrechnen, Quellen öffnen, Normen-, Rechts- und Sicherheitsfragen den Zuständigen stellen.
4. Stimme und Bild beweisen nichts: Drei Sekunden Audio reichen für eine geklonte Stimme, ein Videoanruf lässt sich live fälschen. Für Geld, Zugänge und Daten gilt: Rückruf unter der bekannten Nummer, Vier-Augen-Prinzip, vereinbartes Codewort.
5. Fremde Inhalte sind Anweisungen: Ein Dokument, eine E-Mail oder eine Webseite kann versteckten Text enthalten, den der Assistent als Befehl liest. Zusammenfassungen sind ein Hinweis, entschieden wird am Original. Ungewöhnliche Empfehlungen in KI-Texten melden Sie der IT.
6. Prüfen und verantworten: Was mit KI entstanden ist, prüft und verantwortet der Mensch, der es verschickt. Texte, Übersetzungen und Bilder nach außen werden gegengelesen; wo es Kunden oder das Gesetz erwarten, wird der KI-Einsatz gekennzeichnet.
7. Nutzen statt verbieten: Entwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Formeln, Protokolle aus Stichworten: Dafür ist der Assistent gemacht und spart Stunden. Ein Verbot treibt die Nutzung nur ins private Handy, wo niemand hinsieht.
Welches Werkzeug für welche Daten
| Werkzeug | Wo die Daten landen | Vertrag | Geeignet für | Bewertung |
|---|---|---|---|---|
| Kostenlose Chatbots mit privatem Konto | Eingaben gehen an den Anbieter, oft außerhalb der EU. Sie können für das Training verwendet werden und sind für Mitarbeiter des Anbieters einsehbar. | Kein Vertrag mit dem Betrieb, keine Auftragsverarbeitung, kein Abschalten beim Austritt. | Allgemeine Fragen und Formulierungshilfe ohne jeden Personen- oder Firmenbezug. | riskant |
| Business-Versionen mit Firmenkonto | Eingaben werden nicht zum Training verwendet, der Speicherort ist meist in der EU wählbar. Die Daten liegen trotzdem beim Anbieter. | Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Betrieb, zentrale Verwaltung, Konten lassen sich abschalten. | Interne Texte, Zusammenfassungen und Übersetzungen nach Richtlinie. Personen- und Kundendaten nur, wenn die Richtlinie es ausdrücklich erlaubt. | mit Vorsicht |
| Assistent im eigenen Mandanten, etwa Microsoft 365 Copilot | Arbeitet mit den Daten, die ohnehin im Mandanten liegen, und sieht nur, was der jeweilige Benutzer sehen darf. Nichts wird zum Training verwendet. | Teil des bestehenden Microsoft-365-Vertrags. | E-Mails, Dokumente, Besprechungen und Protokolle. Voraussetzung sind sauber vergebene Berechtigungen: Was zu weit freigegeben ist, findet der Assistent auch. | empfohlen |
Vier Aufgaben, vier Lehren
In der Desktop-Ansicht spielt ein nachgebauter Assistent vier Aufgaben durch. Es ist keine echte KI: Die Antworten sind vorbereitet, und nichts verlässt den Browser.
Mailing aus der Kundenliste
Die Aufgabe: Ein Mailing für die Heizsaison, formuliert aus der Kundenliste mit Namen, Adressen, Kesseltyp, Zahlungsmoral und Beschwerdehistorie.
Was passiert: Hält die Demo vor dem Senden an, sind die markierten Zeilen der Grund: Adresse, Zahlungsmoral und Beschwerde gehören nicht in einen kostenlosen Chat. Anonymisiert mit Platzhaltern wird das Mailing genauso gut, und das CRM füllt beim Versand die Namen ein.
Die Frage mit Quelle
Die Aufgabe: Ob eine alte Heizungsanlage noch zulässig ist, beantwortet der Assistent in Sekunden, mit Richtlinie, Abschnitt und Frist.
Was passiert: Die Antwort nennt Richtlinie, Abschnitt und Frist, und nichts davon existiert. Sprachmodelle erzeugen Text, der wie eine richtige Antwort klingt. Wer die Quelle öffnet, merkt es in einer Minute; wer die Antwort weiterleitet, hat dem Kunden eine falsche Auskunft gegeben.
Das Angebot zusammenfassen
Die Aufgabe: Ein 40-seitiges Angebot eines neuen Lieferanten, zusammengefasst mit Empfehlung. Im PDF steht ein Absatz, den nur der Assistent liest.
Was passiert: Die Zusammenfassung stimmt, bis auf die Empfehlung: eine sofortige Anzahlung auf ein Konto, von der im Angebot nichts steht. Sie stammt aus einem Absatz in weißer Schrift, den der Assistent als Anweisung befolgt hat. Entscheidungen fallen am Original, und so ein Dokument ist ein Angriff, der gemeldet gehört.
Das Protokoll aus Stichworten
Die Aufgabe: Zwei Seiten Stichworte vom Jour fixe werden zum Protokoll: ohne Kunden- oder Personaldaten, mit Gegenlesen.
Was passiert: So soll es sein: Stichworte ohne Kunden- oder Personaldaten, ein Entwurf, der gegengelesen wird, und fünf Minuten statt vierzig. Dafür ist der Assistent gemacht. Im freigegebenen Werkzeug des Betriebs dürfen auch die Namen der Verantwortlichen hinein.
Was wir dafür anbieten
Wir richten den Assistenten im Microsoft-365-Mandanten ein, prüfen vorher die Berechtigungen auf Freigaben, die zu weit gehen, und erstellen mit Ihnen eine KI-Richtlinie auf zwei Seiten: welche Werkzeuge, welche Daten, welche Prüfung. Das Modul „KI im Betrieb“ im Sicherheitsführerschein schult die Mitarbeiter dazu; die Urkunde ist der Nachweis.
Häufige Fragen
Dürfen Mitarbeiter ChatGPT und Co. am Arbeitsplatz nutzen?
Ja, wenn der Betrieb es regelt. Ohne Regel nutzen sie diese Werkzeuge trotzdem, nur mit dem privaten Konto und ohne dass es jemand sieht. Eine Richtlinie auf zwei Seiten reicht.
Was sagt die DSGVO dazu?
Personenbezogene Daten dürfen nur an Dienste übermittelt werden, mit denen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und für die eine Rechtsgrundlage vorliegt. Kostenlose Chatbots mit privatem Konto erfüllen beides nicht. Business-Versionen und Assistenten im eigenen Mandanten können es.
Und die KI-Verordnung der EU?
Betriebe, die KI einsetzen, müssen seit Februar 2025 für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter sorgen (Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689). Eine Schulung wie das Modul im Sicherheitsführerschein ist dafür ein Baustein. Für Hochrisiko-Anwendungen gelten weitere Pflichten, die im Büroalltag selten vorkommen.
Warum eine Demo ohne echte KI?
Weil die Lehren reproduzierbar sein sollen und weil nichts den Browser verlassen soll. Eine echte Anbindung würde genau das tun, wovor die Demo warnt.
Stand: 12.10.2026.